La inteligencia artificial comprende muchas más áreas de la robótica. Puede llegar, incluso a apoyar la toma de decisiones de los gobiernos, también puede aprender a aprender, pero con un propósito programado: aportar al crecimiento de las compañías. Dicen los teóricos que la capacidad de las computadoras aumenta 100% cada 18 meses y llegará a 10.000% en la próxima década, este dato definitivamente nos lleva a cuestionar cuanto tiempo nos dará la tecnología para entender, enfrentar y actuar sobre estos desarrollos, en los niveles de avance que manejan y como una compañía podría reponerse a la negación de entrar en dicha dinámica.
RPA es un término relativamente nuevo, pero no el concepto que hay detrás de él, ya que desde hace tiempos se han buscado formas de optimizar recursos a través de software que realice funciones específicas en tiempo récord.
El RPA hace referencia a la automatización de procesos mediante robots (Robotic Process Automation, en inglés) es toda tecnología orientada al uso de software con el objetivo de disminuir la intervención humana con el uso de aplicaciones informáticas, especialmente en tareas repetitivas que varían muy poco en cada iteración. Cuando se habla de robots tendemos a pensar en máquinas pesadas que llevan a cabo tareas industriales, principalmente en cadenas de montaje. RPA, también denominada Automatización Robótica de Procesos, infiere el concepto de automatización a los modelos puramente informáticos, por tanto, hablamos de robots software y es la tendencia que promueve añadir nuevos niveles de calidad y productividad en la estrategia de Transformación Digital de toda empresa.
Ahora bajo una visión netamente administrativa podríamos cuestionar que tiene que ver esta tecnología con la automatización de procesos contables – administrativos y la robótica, por lo que para un mayor acercamiento diremos que es la aproximación a hacer más con menos recursos, también relacionaremos algunas tendencias claras en el mercado de la contabilidad y administración de empresas que nos llevaran a generar una mejor conceptualización sobre el tema:
1) Administrar negocios y llevar los libros contables es una industria de servicios que se ha desarrollado significativamente y continuará creciendo como resultado de la muy nombrada cuarta Revolución Industrial.
2) Los sistemas administrativos y contables tienden al ingreso automatizado de datos, muchos procesos se realizan en la red, por ejemplo: agendamiento de citas, pagos por compras, inscripción para exámenes o cursos, etc.
3) Algunos procesos tienen un enfoque de hágalo usted mismo, con páginas interactivas para preparar declaraciones de impuestos, programar presupuestos, llenar aplicaciones, etc.
4) Inteligencia Artificial, las máquinas y páginas de internet aprenden y predicen los datos de entrada para agilizar los procesos de compra y/o venta y generar el inicio de transacciones en línea.
5) Muchos procesos administrativos están centralizándose dando espacio a los Centros de Servicios Compartidos.
Es importante aclarar que no todo es automatizable, menos hoy que se requiere más conocimiento especializado. En el ambiente NIIFs todas las normas son genéricas pero su aplicación requiere conocimientos específicos de cada industria y la aplicación de mucho juicio profesional y tiempo para estudiar las normas y aplicarlas correctamente.
Pero después de todo, ¿qué es RPA?
Robotic Process Automation (RPA) es la aplicación de tecnología que permite configurar un ‘robot software’ que capture, e interprete aplicaciones existentes y procese transacciones, datos, genere repuestas y se comunique con otros sistemas digitales.
¿Perderé mi empleo?
Por supuesto la primera preocupación de las personas y/o profesionales ante la innovación es el impacto que puede tener en la reducción de puestos de empleo. Este paradigma en nuestro medio es fácil de explicar, solo imaginémonos cuanto tiempo nos lleva a los departamentos contables en nuestro país la preparación de información para entes de control, estudios de prestigiosas entidades mundiales indican que para el cumplimiento regulatorio de la información de una empresa puede tomar alrededor de 600 horas promedio anuales, esto es cuatro meses de trabajo de un contador, que le parecería si con RPA el 80% de ese tiempo se libera a la persona para que uno o varios robots preparen anexos transaccionales, reportes, mientras que el contador aprovecha ese tiempo valioso en actividades que agreguen valor al negocio (análisis de cuentas, información gerencial, planeación etc.). En conclusión, implementar RPA en una empresa trae varios beneficios, siendo el principal objetivo liberar al contador del robot que todos tenemos en el trabajo del día a día y rescatar al analista contable y al especialista que aporta con sus conocimientos y profesionalismo a la empresa y por ende al país.
Por dónde empezar
Hay varios indicios que deben tomarse en cuenta antes de iniciar el camino de RPA. No importa el tamaño de la empresa ni la industria a la que pertenece. Para que se pueda usar RPA debemos evaluar lo siguiente:
• Para completar el proceso es necesario que varios recursos accedan a diferentes sistemas independientes. Esto se cumple fácilmente en toda empresa y en especial en el área contable, todo colaborador tiene en su pc mínimo un sistema contable, un sistema de correo, navegador de internet, archivos, bases de datos, etc.
• No es necesario que un proceso sea de alto volumen transaccional para ser candidato a ser automatizado; basta con que tenga un alto consumo de recursos, que tome mucho tiempo de procesamiento o que tenga una relación de alto costo / impacto de errores.
• El factor de procesamiento manual resulta en un gran número de errores; por ejemplo: la poca frecuencia de la actividad, la complejidad de las tareas o la flexibilidad de la fuerza laboral.
• Procesos simples con excepciones menores en el desarrollo son excelentes candidatos para empezar la automatización con robótica. Una vez dominado el camino, se pueden incluir procesos más complejos o propensos a errores.
• Procesos con gran carga de trabajo manual y baja automatización presentan mayores beneficios.
Como conclusión no cabe duda de que el RPA puede traer beneficios inmensos en cuanto a productividad y eficiencia en nuestra empresa al ser capaz de automatizar tareas específicas que podrían ser llevadas a cabo a una velocidad superior, pero primero debemos conocer nuestras necesidades y posteriormente plantear una buena estrategia.